※本ページはプロモーションが含まれています。
東京都中野区の行政書士で、中小企業向けの採用支援を行っております、かとう行政書士事務所です。
採用活動において、「応募は来るのに、書類選考の通過率が極端に低い」という課題に直面している企業は少なくありません。
書類選考は、採用活動の最初にして最大のボトルネックになりがちです。
多くの企業が書類選考で失敗するのは、「減点方式」や「理想のスペックとの比較」で応募者をふるい落とそうとするためです。
特にリソースの限られた中小企業の場合、「完璧な人材」を求めすぎて、将来性のある「光る原石」を見逃していることが多々あります。
本記事では、採用支援の専門家として、中小企業が書類選考の通過率を劇的に改善するために、「落とす基準」ではなく「通す基準」へと発想を転換する具体的な方法を徹底解説します。
公正で客観的な選考基準を構築し、「会うべき人材」を効率よく面接へと導くための実践的なスキルとノウハウをご紹介します。
書類選考の通過率が低い3つの根本原因
なぜ書類選考の段階で、会うべき人材を逃しているのでしょうか。その原因は、選考基準の曖昧さと非効率性にあります。
1. 「理想像偏重」選考基準の漠然化
中小企業では、「過去に成功したAさんと同じような人が欲しい」「募集職種経験5年」など、理想が高すぎる、あるいは過去の成功例に縛られた基準を無意識に設定しがちです。
応募者の経歴がその理想像にわずかでも達しないと、「落とす」という安易な判断をしてしまい、柔軟性のある将来的な戦力を失っています。
2. 履歴書の内容だけに依存する減点方式
- 勤続年数が短い → NG
- 希望年収が高い → NG
- 有名企業出身ではない → NG
このように、客観的な事実（スペック）だけで判断を下してしまうと、書類から読み取れる「応募者の仕事への価値観」「志望動機に隠された熱意」「ポテンシャル」といった最も重要な要素を見落とします。
3. 選考基準の属人化と担当者によるブレ
書類選考の担当者が複数いるにもかかわらず、「評価基準が言語化されていない」と、人によって通過判断がバラバラになります。
「なんとなく、この人は熱意がなさそう」といった個人の感覚に基づく評価は、選考の公平性を損ない、結果的に企業の信頼性を低下させます。
中小企業のための
「通す基準」と評価軸の再設計
書類選考の目的は、「面接に進めるべき可能性のある人材を効率よく抽出すること」です。
「完璧さ」ではなく「ポテンシャル」に焦点を当て、選考基準を再構築しましょう。
1. 「MUST条件」「WANT条件」の明確化
選考を始める前に、採用チーム内で以下の2つの条件を具体的に言語化します。
| 評価軸 | 基準（例） | 柔軟性 |
| MUST（最低限の条件） | PCでの資料作成スキル（Excel、Word）／週5日勤務が可能 | 柔軟性なし |
|---|---|---|
| WANT（あれば望ましい条件） | 業界経験3年以上／簿記2級の資格／リーダー経験 | 柔軟性あり（満たなくても通過させる） |
MUST条件を必要最小限に絞り込み、WANT条件は「面接で確認すべき点」として残すことで、書類選考の通過率を大幅に向上させることができます。
2. 書類から読み取るポテンシャル評価
（3つのストーリー軸）
スペックではなく、応募者の行動や価値観という「物語」を読み解く視点が重要です。
- 価値観のストーリー（志望動機）
「なぜ競合他社ではなく、自社を選んだのか」が具体的に書かれているか？
自社の理念やビジョンに対する共感度が読み取れるか？ - 学習・成長のストーリー（ポテンシャル）
「前の会社で何を学んだか」「新しいことに挑戦したい熱意」が記述されているか？
業界経験がなくても、学習意欲と成長の伸びしろが見えるか？ - 危機管理のストーリー（転職理由）
転職理由が他責的ではないか？
ネガティブな経験を「次に活かしたい前向きな教訓」として捉えているか？
3. 「評価シート」による客観化
書類選考においても、面接と同様に客観的な評価シートを導入します。
- 評価項目の設定
「PCスキル」「勤続経験」「志望動機の熱意」「転職理由の納得感」など、MUST/WANT条件に基づいた項目を設定します。 - 点数化の導入
各項目を3段階（A: 会うべき／B: 面接で要確認／C: 不合格）などで評価し、Cが多い場合のみ不合格とするルールを徹底することで、評価の公平性と企業の専門性を担保します。
書類選考における法的な注意点と信頼性
書類選考は、選考の公平性を担保するという点で、法的な視点が欠かせません。
この遵守が、企業の信頼性を高めます。
4. 公正な選考基準遵守と「就職差別」防止
書類選考で不合格とする理由が、性別、国籍、信仰、健康状態など、業務遂行能力と直接関係のない属性に基づくものであってはなりません。
履歴書に記載されている家族構成や本籍地といった差別につながる可能性のある情報は、原則として評価基準から除外すべきです。
5. 応募書類の適切な管理と破棄
応募書類は、個人情報保護法の対象です。
- 利用目的の明示
応募者に対して、応募書類を「採用選考にのみ利用する」ことを明確に伝えます。 - 不採用時の破棄
不採用が確定した応募書類は、一定期間の保管後、適切な方法（シュレッダーなど）で責任をもって破棄することが行政書士として推奨されます。
これにより、企業のガバナンスと誠実さを示すことができます。
6. 選考スピードの徹底と応募者への通知
書類選考の期間が長引くと、優秀な応募者は他社で内定を得てしまいます。
- 選考期間の明示
応募があった際、「選考には○日程度いただきます」と事前に通知します。 - 迅速な通知
選考結果は、期日厳守で迅速に通知します。
不合格の場合も、感謝の意を添えた丁寧な対応が、企業イメージを守ります。
この記事のまとめ
中小企業の書類選考戦略は、「どれだけ落とすか」ではなく「どれだけ多くの可能性を見つけられるか」にかかっています。
- 基準の見直し
「落とす基準」から「通す基準」へと発想を転換し、MUST条件を最小化する。 - ポテンシャル評価
スペックだけでなく、志望動機や学習意欲といった「ストーリー」を読み解く。 - 公正性の担保
構造化選考シートを導入し、評価の客観性と法的な公平性を確保する。
書類選考の通過率が上がることは、面接の機会が増えるだけでなく、採用活動全体の費用対効果の改善にも直結します。
ぜひ本記事を参考に、貴社の書類選考の基準を見直してみてください。
💡ご相談は下記からお気軽にお問い合わせください。
無料プレゼントのコーナー
✅面接担当者向けプレゼント：第一弾
『本音を引き出す！採用面接質問集・基本の30選』
（※PDF形式でのダウンロードとなります。）
✅面接担当者向けプレゼント：第二弾
『自社の採用力が確認できる！35項目チェックシート』
（※PDF形式でのダウンロードとなります。）
