こんにちは。中野区のかとう行政書士事務所です。
これまで採用支援ブログでは、採用戦略や求人原稿、ブランディングなど、採用の「基本設計」に焦点を当ててきました。
今回からの新シリーズでは、中小企業のための“実務で使える”採用運用ガイドとして「日々の採用業務の実践」にフォーカスし、より現場で使える具体的なノウハウを提供していきます。
第1回のテーマは、「年間採用計画の立て方と見直し方」です。
■ 採用は“戦術”ではなく“戦略”で決まる
中小企業にとって、人を採ることは経営そのものです。
にもかかわらず、実際には「辞めたから」「忙しくなったから」といった理由で、急ごしらえの採用活動が始まるケースが大半です。
すると、以下のような問題が起こります：
- 思ったように応募が来ない
- 採用にかけた費用が無駄になる
- 面接や入社対応が後手に回り、印象が悪くなる
- 良い人が来ても準備が整わず、逃してしまう
こうした“もったいない採用”を防ぐには、事前に「年間の採用活動を設計しておく」ことが必要です。
■ 年間採用計画をつくる5つのステップ
① 採用ニーズの洗い出し（定量＋定性）
まずは、「いつ・どこに・どんな人が必要か」を明確にします。
ここで重要なのは、人数だけでなく、“なぜ必要か”という理由を掘り下げること。
- 売上増に伴う人員追加？
- 退職予定の穴埋め？
- 新規事業や部署新設？
「何を目的に人を採るのか」を整理することで、後の求人戦略にも一貫性が生まれます。
② 年間スケジュールの設計
例えば次のような流れで年間の流れを俯瞰します。
| 月 | 採用活動 | 備考 |
|---|---|---|
| 1月 | 採用計画の見直し・予算調整 | 年初の戦略立て |
| 3月 | 新卒採用の媒体掲載開始 | 既存社員の配置見直し |
| 6月 | パートタイマーの追加募集 | 繁忙期に向けての準備 |
| 9月 | 中途採用の重点月 | 予算消化と最終枠調整 |
| 12月 | 面談・評価・翌年計画立案 | 内部人材の確認も |
→ “年間スケジュール表”をつくって社内で共有することで、現場や経営層とのコミュニケーションがスムーズになります。
③ 採用チャネル・媒体の選定
「どこで人を集めるか」は業種や職種によって異なります。
- ハローワーク
- 自社ホームページ・SNS
- 求人媒体（リクナビ、マイナビなど）
- 知人紹介・リファラル採用
予算・期間・求める人物像に応じて、媒体の選定と時期を決めておくことが重要です。
④ 採用予算の計画
採用活動には、以下のようなコストが発生します：
- 媒体掲載料（3～80万円/月など）
- 人材紹介手数料（年収の20～35％が相場）
- 面接・研修の人件費
- 採用ツール（チラシ、パンフレット等）
→ 年間予算のなかで採用費を「枠取り」しておき、突発的な出費を抑えましょう。
⑤ 社内体制の整備
面接や選考は、採用担当者ひとりでは対応しきれません。
- 面接官の事前教育
- 応募者対応マニュアルの整備
- 評価シートの統一化
- 採用に関わる部署との事前共有
こうした準備が整っていると、「受け入れられる会社」としての印象も高まり、採用成功率が大きく向上します。
■ 「柔軟に見直せる」採用計画こそ理想
年間計画は、予想通りにすべて進むものではありません。
- 思ったより退職者が出なかった
- 急に新規事業が動き始めた
- 応募がまったく来ない or 想定以上に来た
だからこそ、「月1回の振り返り」や「四半期ごとの見直し」を習慣化しましょう。
“固めすぎないけれど、全体像は常に見える”という状態を保つことが、安定的な採用力の第一歩です。
■ まとめ：採用は「準備が8割」
採用活動で後悔するケースの多くは、「準備不足」に原因があります。
- 急に採用を始めて時間が足りない
- 求人原稿が場当たり的で魅力が伝わらない
- 面接がバタバタで印象を悪くしてしまった
こうしたトラブルを防ぐには、年間を通じた「迎える準備」が欠かせません。
人を採ることは、経営にとっての最大の投資です。
だからこそ、“戦略的に計画し、継続的に改善する”という視点を持ちましょう。
