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東京都中野区の行政書士で、中小企業向けの採用支援を行っております、かとう行政書士事務所です。
「社員が何を考えているのかわからない」「辞める直前まで何もサインがなかった」
これは、多くの中小企業が抱える人材定着の課題です。
特に社員数が少ない企業では、一人の離職が組織に与えるダメージは計り知れません。
この課題を根本的に解決し、社員のエンゲージメント（愛着心）と定着率を向上させる最も効果的な手段が、「質の高い1on1面談」の継続的な実施です。
本記事では、大企業のような複雑な制度ではなく、時間や人員が限られた中小企業でも無理なく導入・継続でき、社員の「本音」を引き出し、成長と安心を支援するための1on1面談の具体的な手法と、労務管理上の注意点について、専門家の視点から徹底解説します。
なぜ中小企業こそ
「1on1面談」を最優先すべきなのか？
1on1面談が、単なる「雑談」や「業務報告」の場を超えて、企業成長に貢献する理由を解説します。
1. 早期離職の「予兆」を
事前にキャッチする
組織と社員の間に生まれる不満や不安は、通常、表面化するまでに時間がかかります。
1on1面談は、不満が小さなうちにキャッチし、早期に解消するための「予防線」として機能します。
2. 成長と自己実現を支援し、
エンゲージメントを高める
社員は「自分は会社から大切にされ、成長を期待されている」と感じたときに、最も高いエンゲージメントを発揮します。
1on1は、個々のキャリアや目標に焦点を当て、上司が「支援者」として関わる場です。
3. 評価面談との明確な差別化が
「本音」の前提
多くの企業では、評価や査定の場である「評価面談」を代用しがちですが、これでは社員は本音を話しません。
1on1面談は、「評価」と切り離し、「対話と育成」に特化することで、初めて社員の心理的な安全性が確保されます。
1on1面談で本音を引き出すための
「傾聴」スキル実践法
1on1の成否は、上司の「話すスキル」ではなく「聞くスキル」で決まります。
≪ステップ1≫
傾聴の基本「アクティブ・リスニング」
「アクティブ・リスニング（積極的傾聴）」は、ただ黙って聞くだけではありません。
- 非言語メッセージの活用
適度な相槌（「なるほど」「そうなんですね」）、目線を合わせる、前のめりの姿勢など、「あなたに集中しています」というメッセージを伝えます。 - 感情の反射（オウム返し）
「それは大変でしたね」「〇〇について、少しモヤモヤしているんですね」と、相手の感情を言葉にして返すことで、「理解してもらえた」という安心感を与えます。
≪ステップ2≫
「オープンクエスチョン」で思考を深掘り
上司が「Yes/No」で答えられるクローズドな質問を続けると、会話は途絶えます。
- 「何が」「どうして」でスタート
「この業務で最もやりがいを感じるのは何ですか？」
「次にチャレンジしたいのはどういう分野ですか？」 - 理想と現実のギャップを問う
「今の状況が理想と比べて何点だとすると、あと何が満たされれば目標に近づきますか？」
≪ステップ3≫
沈黙を「待つ」勇気を持つ
部下が考え込んでいるときの「沈黙」は、本音や重要な課題を言語化しようとしているサインです。
上司が焦って口を挟むと、その思考を止めてしまいます。
沈黙を怖がらず、部下が話し出すまで待つ姿勢が、信頼関係を築きます。
【中小企業向け】
効果を持続させるための運用ルール
リソースの少ない中小企業で1on1を形骸化させないためには、シンプルで継続可能なルールを設定することが重要です。
1. 「短時間・高頻度」で実施する
最初から60分を毎月、という形は負担が大きいです。
「隔週15分〜30分」を定例化する方が、物理的にも心理的にも継続しやすくなります。
時間が短い分、「今、最も話したいこと」に集中できます。
2. 面談テーマの柔軟なローテーション
毎回テーマに悩むと、上司の負担になります。以下の3つの軸をローテーションしましょう。
- 業務軸
進捗、課題、小さな成功体験の共有。 - 育成軸
成長実感、今後のチャレンジ、必要なスキルや研修。 - メンタル軸
心身の健康、職場の人間関係、プライベートとのバランス。
3. 記録とフォローアップの徹底
（労務リスク管理の視点）
面談で出た課題や約束事を、上司が「聞いて終わり」にしてはいけません。
- 簡潔な記録
面談後、課題と次週までのToDoをメモし、社員と共有する。 - 行動に繋げる
話を聞いた結果、組織側ですぐに対応できること（例：備品の準備、担当者の紹介）は即座に実行に移し、上司の信頼度を高めます。
1on1の労務管理上の留意点
1on1面談の記録は、ハラスメント防止や労務トラブルの予防において、重要な証拠となり得ます。
ハラスメント防止の観点
1on1は密室での対話になりがちです。
- パワハラの防止
上司は、感情的な指導、威圧的な言動、業務に関係のない私的なことへの過度な干渉を厳に慎むべきです。 - 記録の公正性
面談の記録は、上司側だけでなく社員側も確認できる状態にしておくことで、客観性が高まり、指導ではなく支援であることを明確にできます。
モチベーション低下のサイン記録
社員が繰り返し「体調不良」「残業が多い」「人間関係の悩み」などを訴えた場合、それは企業にとって安全配慮義務を問われる前の重要なサインです。
これらの記録を残すことで、早期の産業医面談や配置換えといった具体的な労務対応に繋げることができます。
この記事のまとめ
中小企業にとっての1on1面談は、単なる人事制度ではなく、社員一人ひとりを活かし、組織の健全性を保つための「生命線」です。
質の高い対話を継続することで、定着率向上、生産性向上、そして労務リスクの低減というトリプルメリットが得られます。
- 1on1面談を評価と切り離し、社員の成長支援と位置づける。
- アクティブ・リスニングとオープンクエスチョンで本音を引き出す。
- 短時間・高頻度の実施とテーマのローテーションで負担を軽減する。
- 面談内容を簡潔に記録し、ハラスメント防止と労務リスク管理に活用する。
- 課題を「聞きっぱなし」にせず、即座に行動で示すことで信頼を構築する。
「対話の文化」を根付かせることが、人材が定着し、会社が持続的に成長するための確かな土台となります。
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